Des outils pour organiser son voyage
momentsuniques.com
VIVE LES VACANCES !
On peut avoir besoin ou envie de vacances, s'éloigner, souffler un peu et partir sur un coup de tête (sans avoir trop bien préparé son voyage). Quand on est seul ou en couple, pourquoi pas, si la destination est déjà connue et qu'il ne faut ni visa, ni vaccin. Vive l'aventure ! Pensez quand même, avant de penser à faire votre sac de voyage, à une assurance-assistance, à vos retraits d'argent et quelques détails du genre que nous allons aborder dans ces rubriques.
Partir en groupe, c'est quand même autre chose ! Soyons sérieux.
En groupe, c'est à dire en nombre un peu supérieur à une famille moyenne, c'est assez différent. Surtout si les membres du groupe ont des besoins particuliers de santé. Tous les voyages et séjours de groupe que vous avez pu voir sur ce site ont été soigneusement préparés. Pour un séjour (court ou long) : par une visite des infrastructures sur le lieu de séjour. Ainsi il m'est arrivé de faire plusieurs fois le tour de France (parfois élargi à l'Italie, l'Espagne,l'Autriche) pour sélectionner les lieux choisis avant de les réserver. Histoire de voir les espaces (confort, style, propreté), l'environnement et l'accueil.
Pour les circuits et séjours lointains par avion, soit un membre de l'équipe allait préparer sur place (ou y avait déjà vécu), soit j'y avais déjà été ou/et j'avais déjà des contacts fiables. Ainsi les aventures que je pensais faire vivre aux membres des groupes étaient assez bien balisées (même celles que je qualifiais de "séjour-aventure"). A quelques exceptions ou imprévus près (éruption volcanique par exemple).
Détaillons les préparatifs en détail.
1. choisir la DESTINATION
Si vous allez chaque année au même endroit (chez des amis, dans la famille ou en seconde résidence par exemple), ce paragraphe n'est pas pour vous. Le suivant non plus...
Si vous souhaitez visiter le monde (proche ou lointain) qui vous entoure, commencez par rêver !
Ayant organisé beaucoup de voyages pour des groupes, j'ai donc rêvé beaucoup... avant et pour les autres. Mais après il faut passer aux choses concrètes donc retomber les pieds sur terre.
► Si vous avez besoin d'idées pour la destination : consultez partirou.com
Ce site a eu la bonne idée de commencer la recherche par les meilleures régions pour voyager dans un mois donné.
► Le site partir.com est un peu pareil sous une autre présentation et d'autres fonctionnalités.
► Et aussi le site mackoo.com qui a pésélectionné des destinations.
► Si vous voulez choisir une destination en fonction de la température moyenne à une période donnée, consultez partir.ouest-france.fr
Le site vous permet de chercher en fonction du mois souhaité, de la température, du nombre de jours de pluie, etc... Il présente aussi un comparateur de vol, un convertisseur de monnaie, des bons plans.
► Mais aussi le planificateur.a-contresens.net
Le planificateur A-contresens a aussi une fonction qui simplifie la vie en vous aidant à planifier votre voyage en seulement quelques clics. Il vous donnera des informations utiles sur le budget, la météo, les vaccins, etc...
2. Choisir LE LOGEMENT
A mes débuts pour les locations j'utilisais beaucoup le guide du routard, les gîtes de France et le salon des vacances et parfois les catalogues des villages de vacances. Mais expérience faite, les pavillons de ceux-ci sont souvent trop exigus pour qu'un groupe s'y sente à l'aise. Le meilleur choix restait donc encore et toujours les gîtes de France. Et aussi parfois les villages de gîtes, gîtes communaux. Bien sûr pour un groupe, comme je l'ai déjà dit je visitais avant !
Au début des années 2000, j'ai commencé un peu comme tout le monde à réserver mes hôtels par internet et par Booking pour mon usage privé et pour certains groupes (excepté pour l'Espagne où j'avais une agence locale).
Il y a bien sûr des alternatives comme hotels.com, abritel.fr, airbnb, mais ne les ayant pas utilisées pour des groupes il m'est difficile d'en parler. En famille (3 personnes), j'ai quand même testé une fois avec satisfaction airbnb et une fois aussi abritel.fr
Récemment j'ai essayé AGODA. Cette plateforme me plaît beaucoup car elle rassemble quasiment tout : logements, transports, activités, itinéraires, cartes esim... Cela promet ! J'apprécie surtout la faculté de trier les logements selon la distance par rapport à un point stratégique (aéroport, attractions,...) et également les infos renseignées par un petit symbole dans les "points forts" lorsque l'on clique sur "Consultez l'établissement". Comme Booking, il y a la possibilité d'annulation gratuite et du paiement reporté ! Appréciable !
3. LES TRANSPORTS
A moins que vous ayez choisi de faire le tour du monde à pied ou à vélo, ce paragraphe sera de la plus haute importance en ce qui concerne un poste de buget important : les billets d'avion, de bus, de train, de ferries.
► Pour trouver vos billets d'avion et réserver les sites les moins chers, je vous recommande le comparateur de prix Skyscanner et KIWI pour réserver (widget à droite).
Autre comparateur à découvrir (comme je viens de le faire): Google Flights
Il a une fonctionnalité intéressante : en entrant l'aéroport de départ, on peut ensuite voir toutes les destinations possibles. Puis filtrer par dates et centres d'intérêts.
► Pour les trajets en bus, en train, en bateau, partout dans le monde.
Le site Omio vous permet de dénicher le meilleur !
► Mais aussi Book a way et Rome2Rio
► Pour vos billets de train pour la France et l'Europe : trainline
► Pour toutes traversées en bateau : directferries
4. LE COUT DE LA VIE SUR PLACE (y compris les extras : navettes, charges, autres transports )
► Pour connaître le coût de la vie de différentes destinations à travers le monde et le comparer avec votre lieu de résidence : numbeo.com
Je trouve ce site génial ! Il vous épargne pas mal d'heures de recherche parfois même infructueuses. Mais il est en anglais, utilisez la traduction google !
► Un autre tout aussi bien : ou-et-quand.net (en français celui-là). Vous calcule une estimation complète de budget en fonction de vos différents critères.
5. LES RECHERCHES DIVERSES
Pour vos activités (visites guidées, excursions en pleine nature, croisière d'une journée, etc.), consultez les sites ci-dessous qui référencent de nombreuses sorties, partout dans le Monde. Attention ! Il se peut que les billets "coupe-file" (pour ne pas faire la queue aux guichets) soient plus chers que les billets sur le sites mêmes...
Veuillez consulter les avis des utilisateurs pour chacun de ces sites.
Par ordre alphabétique :
► Tripadvisor
Pour vous aider à faire le bon choix, le site Tripadvisor vous permet aussi de lire tous les avis des voyageurs et de voir leurs photos de voyage. Il se complète aussi par des possibilités de réservation d'hôtels et d'activités.
6. Exigences admininistratives et de santé
► Les formalités administratives
Pour les français : diplomatie.gouv.fr
Pour les belges : diplomatie.be
Pour les suisses : eda.admin.ch
► En cas de visa
Maintenant en ligne pour vous épargner des déplacements dans les ambassades et obtenir votre visa pour n'importe quel pays du monde :
En Belgique : fastvisabe
Un autre site de services mondiaux de visa en ligne (180 pays) : ivisa.com
Pour un visa électronique à entrée unique ou à entrées multiples, 30 jours ou plus... Contacts possibles par email ou Whatsapp.
► La Santé
Pour savoir quels vaccins et quelles précautions sanitaires prendre avant de partir :
LES ASSURANCES
Au risque de s’endetter à vie si le séjour tournait mal, il est indispensable de songer à être bien assuré.
► Si vous voyagez dans les pays de l’U.E., nul besoin d’une assurance voyage, vous êtes couverts par la sécurité sociale. Il suffit de demander la carte européenne à votre mutuelle (papier ou électronique).
► Mais une assurance assistance est souhaitable (style europe assistance) si vous voyagez avec votre voiture (car la mutuelle ne s'occupera pas de la dépanneuse). Une assistance a aussi d'autres avantages si vous la prenez annuelle.
► En cas de location de voiture, les assurances se prennent chez le loueur lors de la location (prenez l'omnium sinon la moindre griffe vous sera facturée).
► En cas d'occupation d'un logement, demandez à votre assurance une extension de votre assurance incendie (normalement c'est gratuit).
On l'oublie souvent mais les cartes bancaires de base (Visa ou Mastercard) vous couvrent en voyage en cas de dommages matériels ou corporels à un tiers à hauteur de 12 000 euros ! Mais pas la responsabilité civile. Ce qui est insuffisant en cas d'accident ou de frais médicaux élevés (hospitalisation) ou de rapatriement au bout du monde !
Les plafonds sont plus élevés pour les cartes bancaires supérieures (Visa Premier, Gold Mastercard). Vérifiez les couvertures auprès des émetteurs de vos cartes bancaires.
► Une autre assurance voyage ? Rejoindre Civitatis
LES BAGAGES (avion)
Chaque compagnie a sa propre politique bagages et édicte ses propres règles, il est prudent de les consulter, mais on peut en retirer un tronc commun. En bref, il y a 4 types de bagages :
1. Le bagage à main, petit bagage, bagage de cabine, accessoire personnel, la confusion de vocabulaire parfois bien entretenue règne en maître. En effet, le "bagage cabine" de Ryanair correspond au "bagage à main" de Vueling ! Ne demandez pas pourquoi...
Bon, le "petit bagage personnel" qui peut être apporté à bord, comme un bagage à main doit pouvoir être placé sous le siège devant vous. Les dimensions de Ryanair sont les suivantes : 40 x 20 x 25 cm, mais elles diffèrent selon les compagnies. En fait, le critère commun que j'ai pu en déduire est que ce petit bagage doit être glissé sous le siège. Ce qui est possible avec presque tous les petits sacs de randonnée sans être obsédé par les centimètres. Attention : évitez qu'il y ait des roulettes (ils s'arrangent alors pour que ça ne "passe pas" sans supplément) !
Voir ici sur Amazon des modèles de "petit bagage" (40 x 20 x 25 cm).
Les petits suppléments comme le petit sac à main, sac pour ordinateur portable, considérés comme "accessoires", sont parfois autorisés parfois non. Personne ne parle de la ceinture banane pourtant assez courante !
Voir ici le tableau des compagnies qui acceptent ou non.
Pour les courts séjours, le petit bagage personnel, c'est l'idéal car cela vous évite de passer au comptoir d'enregistrement et de passer immédiatement au contrôle de sécurité.
2. Le Bagage de cabine :
Ce bagage à apporter à bord et à ranger dans le compartiment au-dessus de votre tête doit être réservé et payé lors de la réservation, mais pas toujours (c'est selon la compagnie). Il s'agit d'un sac de 10 kg, avec ou sans roulettes, aux dimensions maximum prévues par la compagnie. Cela vous permet également d’embarquer rapidement.
Voir sur Amazon des modèles de bagage cabine de type easyjet (45x36x20).
Consulter ici les dimensions par compagnie.
3.Le Bagage enregistré :
C'est le bagage placé en soute de 10 kg ou 20 kg à déposer au comptoir d’enregistrement de l’aéroport avant le contrôle de sécurité.
Voir ici sur Amazon des modèles de valises.
4. Les bagages spéciaux (matériel de camping, sportif comme la planche à voile, instruments de musique) : voir avec chaque compagnie... et encore ! Je me souviens avoir emporté une petite guitare au Vietnam (avec l'accord de la compagnie) et nous avons eu beaucoup de problème lors du voyage retour au comptoir d'enregistrement pour pouvoir l'emporter.
Voir ici sur Amazon le matériel de camping, le matériel de randonnée, le matériel de natation.
► LE BUDGET
Comme vous avez pu vous en rendre compte en visitant les divers sites précédents sur les transports, les logements, etc... tous ces postes rentrent dans votre budget. Pour récapituler le budget se compose invariablement (normalement) des frais de :
►Transport : réservation aller-retour (train, bus ou avion)ou voyage en voiture (carburant et péages ou transferts par bus, taxis, ...
► Logement : réservation d'hôtel ou de gîte (payé à l'avance ou non)
► Alimentation : pour la préparation des repas, les repas non prévus à l'hôtel (arrivée, départ, trajets, demi-pension).
Le budget alimentation est calculé sur le nombre de personnes, du 1er jour au matin au dernier jour au soir.
► Loisirs : pour les animations, entrées visites, location VTT ou planche à voile, etc...
► Charges : pour le nettoyage final, la petite casse, le chauffage, l'électricité, une carte de téléphone, connexion internet, petits imprévus,...
►Taxes : de séjour éventuelle à payer sur place au propriétaire, sortie du pays, ou autres...
Pour un groupe, j'attribuais une somme en budget "imprévus" (frais médicaux par exemple).
En pratique...
Vous aurez donc versé les montants de tous ces postes (après avoir soustrait ce qui a déjà été payé avant le départ) sur vos "comptes de voyage" ou vos cartes (seulement au cas où elles seraient du type "prépayées"). Pour les cartes de crédit, vérifiez auprès de votre banque le plafond et la zone autorisée (il suffit de la changer si elle n'est pas correcte).
Qui dit budget dit dépenses et qui dit dépenses dit retraits d'argent. Munissez-vous donc de vos cartes de crédit. Par sécurité, emportez un minimum en espèces. Voyager avec deux cartes c’est plus sûr ! En effet une peut se perdre ou être volée ou avalée par un distributeur ! Une carte de crédit prépayée (comme Master Card Bpaid - pour les belges) peut aussi être intéressante puisque vous ne pourrez dépenser que ce que vous avez préalablement versé.
Effectuez vos retraits à un distributeur adossé à une banque durant les heures d'ouverture. De cette manière, en cas de problème, vous trouverez facilement un interlocuteur qui vous aidera à résoudre le problème ou à récupérer votre carte si elle a été avalée...
En Europe, toutes les cartes bancaires vous permettront de payer partout et de retirer aux distributeurs. Ailleurs dans le monde vos cartes bancaires seront de type Visa ou Mastercard. Préférez Visa à Mastercard car cette dernière n'est pas toujours utilisée dans les villages les plus reculés de certains pays lointains.
Il y a d'autres alternatives qui émergent aujourd'hui mais que je ne les ai pas encore utilisées (comme Revolut par exemple).
► LA COMPTABILITE
Si vous voulez respecter votre budget, cela veut dire ne pas dépenser plus que les sommes prévues globalement avant le départ, un peu de gestion est nécessaire. Vous devrez aussi respecter certaines règles.
Globalement signifie que vous pouvez affecter une partie de la somme prévue pour une rubrique à une autre. Par exemple effectuer une partie de la rubrique alimentation à la rubrique loisirs ou inversément. Évidemment, vous n'allez pas vous laisser mourir de faim pour pouvoir vous payer une activité hors de prix ! Enfin comme dirait l'autre, c'est vous qui voyez...
► En pratique, munissez-vous de votre calculatrice de bureau, d'un carnet ou de feuilles de compta (voir exemple à gauche) et d'un stylo. Si vous voyagez avec un ordinateur portable ou une tablette, c'est encore mieux, vous pouvez faire plusieurs feuilles dans un classeur Excel, une feuille par devise. Il y a dans Excel des modèles de compta bien faites (comme le planificateur de budget vacances; image à gauche) que vous pouvez adapter selon vos besoins, et/ou imprimer pour les emporter.
► Si vous voyagez dans la zone €, c'est assez simple. Par contre au bout du monde les choses se compliquent. Il y aura lieu de tenir la comptabilité dans au moins deux devises, l’une en € et l'autre dans la devise du pays visité. Le jeu des transferts et conversions d’une monnaie à l’autre se fera sur une troisième feuille sur laquelle vous trouverez un taux de change moyen (ou pondéré).
Bien sûr si vous faites le tout du monde, il y aura plus d'une feuille en devise étrangère.
► Pour chaque dépense vous conserverez une pièce justificative (numérotez les, vous verrez c'est utile) qui vous permettra chaque soir de reporter vos dépenses sur la feuille de compta adéquate et vous permettra de connaître au jour le jour l'évolution de vos dépenses et à fortiori le solde qui vous reste.
► Au moment de quitter le pays de vos vacances, "liquidez" ce qui vous reste de monnaie locale, soit en faisant vos derniers achats, soit en échangeant, sur place ou à l'aéroport de départ, vos devises contre des euros. Car les banques ne reprendront pas vos petites pièces !